Personele organisatie

Dit reglement verstaat onder:

ondernemer:
algemeen directeur van de Stichting Waarborgfonds Eigen Woningen

onderneming:
Stichting Waarborgfonds Eigen Woningen (verder te noemen: WEW) te Zoetermeer

wet:
Wet op de Ondernemingsraden (WOR) (Staatsblad 1971, 51), laatstelijk gewijzigd bij de Wet van 14 februari 1998 (Staatsblad 1998, 107).

ondernemingsraad:
de ondernemingsraad (verder te noemen: OR) van de hierboven genoemde onderneming.

vakverenigingen:
verenigingen van werknemers, die krachtens artikel 9, lid 2a van de wet bevoegd zijn kandidaten te stellen. 

1. De OR bestaat uit 3 leden.
2. De OR kiest uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.
3. De voorzitter, of bij diens verhindering de plaatsvervangende voorzitter, vertegenwoordigt de OR in rechte.
4. Indien de OR uit minder leden dan genoemd in lid 1 bestaat, is de raad bevoegd rechtsgeldig te vergaderen en besluiten te nemen. De quorum-eis wordt dan naar evenredigheid toegepast.

1. De leden van de OR treden om de 3 jaren tegelijk af.
2. De aftredende leden van de OR zijn terstond herkiesbaar.

1. De organisatie van de verkiezing van de leden van de OR berust bij de OR.
2. De OR kan de organisatie van de verkiezingen opdragen aan een verkiezingscommissie.

1. Kiesgerechtigd zijn de personen die op de datum van de verkiezingen de proeftijd van hun arbeidsovereenkomst hebben doorlopen en in de onderneming werkzaam zijn.
2. Verkiesbaar tot lid van de OR zijn de personen die op de datum van de verkiezingen tenminste 1 jaar in de onderneming werkzaam zijn.

1. De OR bepaalt na overleg met de ondernemer de datum van de verkiezingen (op of rond de derde maandag in maart), alsmede de tijdstippen van aanvang en einde van de stemming. De secretaris van de OR doet van een en ander mededeling aan de ondernemer, aan de in de onderneming werkzame personen en aan de vakverenigingen. Tussen deze mededeling en de datum van de verkiezingen zitten ten minste 13 weken.
2. De datum van de verkiezingen ligt niet eerder dan 4 weken en niet later dan 2 weken voor de afloop van de zittingsperiode van de aftredende leden van de OR.
3. De OR kan zich bij de verkiezingen laten bijstaan door één of meer stembureaus, elk bestaande uit ten hoogste drie in de onderneming werkzame personen.

1. Uiterlijk 12 weken voor de verkiezingsdatum stelt de OR een lijst op van de in de onderneming werkzame personen die op de verkiezingsdatum verkiesbaar en/of kiesgerechtigd zijn, en maakt deze lijst in de onderneming en aan de vakverenigingen bekend.
2. Kandidaatstelling geschiedt door indiening van een lijst van één of meer kandidaten bij de secretaris van de OR. Deze verstrekt een gedagtekend bewijs van ontvangst, gesteld ten name van degene, die de lijst heeft ingediend.
3. Tot uiterlijk 6 weken voor de verkiezingsdatum kunnen vakverenigingen kandidatenlijsten indienen.
4. Binnen 1 week nadat de in lid 3 bedoelde termijn is verstreken, bepaalt de OR het aantal handtekeningen dat nodig is voor de indiening van een  kandidatenlijst door degenen die geen lid zijn van een vakvereniging, welke een kandidatenlijst heeft ingediend.
5. Tot uiterlijk 3 weken voor de verkiezingsdatum kunnen de in lid 4 bedoelde kandidatenlijsten bij de secretaris van de OR worden ingediend.
6. Bij elke kandidatenlijst wordt van iedere daarop voorkomende kandidaat een schriftelijke verklaring overgelegd, waaruit blijkt dat de kandidatuur aanvaard wordt.
7. De naam van een kandidaat mag slechts op één kandidatenlijst voorkomen.

1. De OR onderzoekt of de ingediende kandidatenlijsten en de daarop voorkomende kandidaten voldoen aan de vereisten van de wet en van dit reglement.
2. De OR verklaart een kandidatenlijst die niet aan de in het vorige lid bedoelde vereisten voldoet, ongeldig en deelt dit onverwijld schriftelijk mede aan degene(n) die de kandidatenlijst heeft (hebben) ingediend. Gedurende één week na deze mededeling bestaat de gelegenheid de lijst aan de gestelde eisen aan te passen.
3. De geldige kandidatenlijsten worden uiterlijk 2 weken voor de verkiezingsdatum door de OR aan de in de onderneming werkzame personen en aan de ondernemer bekend gemaakt.

1. Indien er niet meer kandidaten zijn gesteld dan er plaatsen zijn te vervullen in de OR, vinden er geen verkiezingen plaats en worden de gestelde kandidaten geacht te zijn gekozen.
2. Indien er minder kandidaten zijn dan er zetels te bezetten zijn, dan dienen er binnen 6 maanden na de verkiezingsdatum aanvullende verkiezingen te worden gehouden voor de niet vervulde zetels.

1. De verkiezing vindt plaats bij geheime, schriftelijke stemming.
2. Door of namens de OR wordt op de verkiezingsdatum op de daartoe door de OR aangewezen plaatsen aan iedere kiesgerechtigde persoon een gewaarmerkt stembiljet uitgereikt. Op dit stembiljet staan de te kiezen kandidaten per ingediende, geldige kandidatenlijst vermeld. Dadelijk na invulling doet de kiesgerechtigde persoon dit stembiljet in een daartoe bestemde bus.
3. Iedere kiesgerechtigde persoon kan voor ten hoogste twee andere kiesgerechtigde personen een stembiljet invullen, mits hij door deze personen schriftelijk daartoe gemachtigd is.

1. Iedere kiesgerechtigde persoon brengt drie stemmen uit, met dien verstande dat op iedere kandidaat slechts 1 stem kan worden uitgebracht.

1. Na het einde van de stemming stelt de OR het aantal geldige stemmen vast, dat op elke kandidaat is uitgebracht.
2. Ongeldig zijn de stembiljetten
   1. die niet door of namens de OR zijn gewaarmerkt;
   2. waaruit niet duidelijk de keuze van de stemgerechtigde blijkt;
   3. waarop niet het vereiste aantal stemmen is uitgebracht.
   4. waarop andere aantekeningen voorkomen dan de aanwijzing van de verkozen kandidaat.

1. Gekozen zijn de kandidaten die achtereenvolgens het hoogste aantal stemmen op zich hebben verenigd. Indien voor de laatste te bezetten zetel(s) meerdere kandidaten zijn die een gelijk aantal stemmen op zich hebben verenigd, beslist tussen hen het lot.
2. De uitslag van de verkiezingen wordt door de OR vastgesteld en volledig bekendgemaakt aan de ondernemer, aan de in de onderneming werkzame personen en aan de werknemersorganisaties die de kandidatenlijsten hebben ingediend.

1. De gebruikte stembiljetten worden door de secretaris van de OR in één of meer gesloten enveloppen tenminste drie maanden bewaard.

1. In geval van een tussentijdse vacature in de OR wijst de OR tot opvolger van het betrokken lid aan de kandidaat die blijkens de vastgestelde en volledig bekend gemaakte uitslag van de laatstgehouden algemene verkiezingen, bedoeld in artikel 13 lid 2, daarvoor als eerste in aanmerking komt.
2. De aanwijzing geschiedt binnen een maand na het ontstaan van de vacature. Artikel 13, tweede lid, is van overeenkomstige toepassing.
3. Indien er geen opvolger als bedoeld in het eerste lid aanwezig is, wordt hierin voorzien door het houden van een tussentijdse verkiezing voor die vacature, tenzij binnen zes maanden algemene verkiezingen plaatsvinden.

1. Tegen een besluit van de OR met betrekking tot:
   1. de bepaling van de datum van de verkiezingen en de tijdstippen van het begin en het einde van de stemming (artikel 6, lid 1),
   2. de opstelling van de lijst van kiesgerechtigde en verkiesbare personen (artikel 7, lid 1),
   3. de vaststelling van het aantal handtekeningen dat nodig is voor de indiening van een kandidatenlijst door degenen die geen lid zijn van een vereniging als bedoeld in artikel 9, lid 2 onder a, van de wet, welke een kandidatenlijst heeft ingediend (artikel 7, lid 4), 6
   4. de geldigheid van een kandidatenlijst (artikel 8),
   5. de vaststelling van de uitslag van de verkiezingen (artikel 13, lid 2),
   6. de voorziening in een tussentijdse vacature (artikel 15, lid 1), kan iedere belanghebbende binnen een week na de bekendmaking van het desbetreffende besluit schriftelijk bezwaar maken bij de OR.
2. De OR beslist onverwijld over dit bezwaar en treft daarbij zo nodig de noodzakelijke voorzieningen.

1. De OR komt ten behoeve van de uitoefening van zijn taak bijeen in de navolgende gevallen:
   1. op verzoek van de voorzitter;
   2. op verzoek van tenminste 2 leden;
   3. voorafgaande aan de overlegvergadering.
2. De voorzitter bepaalt tijd en plaats van de vergadering. Een vergadering op verzoek van leden van de OR wordt gehouden binnen 14 dagen nadat het verzoek bij de voorzitter is ingekomen.
3. De bijeenroeping geschiedt door de secretaris, door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de leden. Behoudens in spoedeisende gevallen geschiedt de bijeenroeping tenminste 7 dagen vóór de te houden vergadering.
4. Een vergadering kan slechts plaatsvinden indien de meerderheid van de OR aanwezig is. Vacante zetels worden daarbij niet meegeteld.
5. Indien er geen meerderheid aanwezig is op een OR-vergadering zal binnen 14 dagen een nieuwe vergadering worden uitgeschreven met dezelfde agenda. Wanneer ook op deze vergadering de meerderheid van de OR niet aanwezig is, kan de vergadering toch worden gehouden.

1. De OR benoemt uit zijn midden een secretaris. Deze is belast met de uitvoering van het secretariaat.
2. De secretaris is belast met het bijeenroepen van de OR, het opmaken van de agenda en het opstellen van het verslag van de vergaderingen, alsmede met het voeren van de briefwisseling en het beheren van de voor de OR bestemde en van de OR uitgaande stukken.

1. De secretaris maakt voor iedere vergadering een agenda op. Hij plaatst op de agenda de door de voorzitter en door de leden opgegeven onderwerpen. Ieder lid van de OR kan een onderwerp op de agenda doen plaatsen.
2. De secretaris maakt de agenda bekend aan de leden van de OR, aan de ondernemer, aan de in de onderneming werkzame personen. Behoudens in spoedeisende gevallen geschiedt de bekendmaking tenminste 12 dagen vóór de vergadering van de OR.
3. De secretaris zorgt dat uiterlijk 5 werkdagen voor de vergadering, de bij de agenda behorende stukken aan de deelnemers van de vergadering overhandigd zijn.

1. Tenzij dit reglement anders bepaalt, beslist de OR bij gewone meerderheid van stemmen van het aantal aanwezige OR-leden. Voor de berekening van het aantal uitgebrachte stemmen, tellen blanco stemmen niet mee.
2. Over zaken wordt mondeling en over personen wordt schriftelijk gestemd, tenzij de OR in een bepaald geval anders besluit.
3. Indien bij een besluit met betrekking tot de benoeming van een persoon geen van de kandidaten bij de eerste stemming de gewone meerderheid haalt, vindt herstemming plaats tussen de twee kandidaten die bij de eerste stemming de meeste stemmen hebben gekregen. Bij deze herstemming is diegene gekozen die alsdan de meeste stemmen op zich verenigd heeft. Indien de stemmen staken beslist het lot.
4. Bij staking van stemmen over een door de OR te nemen besluit, dat geen betrekking heeft op een te benoemen persoon, wordt dit voorstel op de eerstvolgende vergadering opnieuw aan de orde gesteld.
   Als de stemmen dan weer staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.

1. Van iedere vergadering van de OR wordt een verslag gemaakt.
2. Dit verslag zendt de secretaris binnen twee weken toe aan de leden van de OR. Tenzij een lid van de OR binnen 10 dagen na datering van het verslag een met redenen toegelicht bezwaar heeft gemaakt tegen de inhoud hiervan, maakt de secretaris het verslag bekend aan de in de onderneming werkzame personen en aan de ondernemer.
3. Indien een bezwaar als bedoeld in het vorige lid is gemaakt, maakt de secretaris het verslag eerst bekend nadat de OR over het bezwaar heeft beslist.
4. Zo nodig wordt aan het einde van iedere vergadering of na bespreking van een onderwerp een spoedpublicatie opgesteld, bestemd voor de in de onderneming werkzame personen.
5. Voordat publicatie van het verslag openbaar wordt gemaakt, vindt afstemming over de te publiceren zaken met de ondernemer plaats.

1. De secretaris maakt uiterlijk 3 maanden na afloop van een zittingsjaar een verslag op van de werkzaamheden van de OR in het afgelopen jaar. Dit jaarverslag behoeft de goedkeuring van de OR.
2. De secretaris maakt het jaarverslag zo spoedig mogelijk na de goedkeuring door de OR bekend aan de leden van de OR, aan de ondernemer en aan de in de onderneming werkzame personen.
3. De OR bespreekt dit jaarverslag met allen die in de onderneming werkzaam zijn op een hiertoe te beleggen personeelsbijeenkomst.

1. Dit reglement kan worden gewijzigd of aangevuld bij besluit van de OR.
2. In een vergadering waarin besloten wordt het reglement te wijzigen of aan te vullen dient tenminste driekwart van het aantal leden van de OR aanwezig te zijn. Vacante zetels tellen daarbij niet mee.
3. Een zodanig besluit behoeft een meerderheid van tweederde van de aanwezige OR-leden.
4. Alvorens het reglement (opnieuw) vast te stellen, stelt de OR de ondernemer in de gelegenheid om zijn standpunt kenbaar te maken.
5. Na vaststelling van het (nieuwe) reglement verstrekt de OR onverwijld een exemplaar aan de ondernemer.

In dit reglement wordt verstaan onder:

1.1 WEW:

de Stichting Waarborgfonds Eigen Woningen

1.2 werknemer:

degene die bij het WEW werkzaam is op basis van een met het WEW gesloten individuele arbeidsovereenkomst

1.3 vermeende misstand:

een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden dat een bij een (voorgenomen) handelen of nalaten van de onderneming sprake is van

1. een strafbaar feit;
2. schending van interne en/of externe regelgeving;
3. inbreuk op gemaakte afspraken;
4. misleiding;
5. achterhouden, manipulatie of vernietiging van informatie over bedoeld (voornemen tot een) doen of nalaten

1.4 vertrouwenspersoon:

degene(n) die door de directie is/zijn aangewezen om in het kader van deze regeling als zodanig te functioneren

2.1 Een werknemer kan een vermeende misstand melden bij de vertrouwenspersoon en/of de algemeen directeur.

2.2 Een melding van een vermeende misstand dient schriftelijk te worden ingediend en te worden gemotiveerd. De melding dient in ieder geval informatie te bevatten die redelijkerwijs nodig is om de melding te kunnen verifiëren en te analyseren. De werknemer kan de manier aangeven waarop met hem contact kan worden opgenomen.

2.3 De ontvanger van een melding van een vermeende misstand bevestigt binnen vijf werkdagen aan de werknemer de datum van ontvangst van de melding.

2.4 De vertrouwenspersoon verstrekt de algemeen directeur binnen vijf werkdagen na ontvangst de door hem ontvangen melding, alsmede de datum van ontvangst van de melding. De vertrouwenspersoon verstrekt de algemeen directeur een geanonimiseerde versie indien de werknemer daartoe zijn wens kenbaar heeft gemaakt.

2.5 Onverwijld na de melding laat de algemeen directeur een onderzoek starten.

3.1 Binnen zes weken vanaf het moment van de melding wordt de werknemer door of namens de algemeen directeur op de hoogte gebracht van het standpunt van de algemeen directeur met betrekking tot het gemelde vermeende misstand. Daarbij wordt aangegeven tot welke stappen bedoelde melding heeft geleid of zal leiden.

3.2 Indien bedoeld standpunt van de algemeen directeur niet binnen zes weken kan worden gegeven, wordt de werknemer door of namens de algemeen directeur daarvan in kennis gesteld en wordt aangegeven binnen welke termijn de werknemer een standpunt tegemoet kan zien.

4.1 Een werknemer kan een vermeende misstand melden aan de voorzitter van de raad van commissarissen indien:

1. hij het niet eens is met het standpunt van de algemeen directeur;
2. hij van de algemeen directeur geen standpunt heeft ontvangen binnen de in artikel 3 van deze regeling bedoelde beslistermijnen;
3. hij de beslistermijn als bedoeld in artikel 3, tweede lid, van deze regeling gelet op alle omstandigheden onredelijk lang acht, door hem hiertegen bij de algemeen directeur bezwaar is gemaakt en de algemeen directeur daarop niet een kortere, redelijke termijn heeft aangegeven;
4. de in de procedure van de artikelen 2 en 3 van deze regeling door de algemeen directeur aangekondigde maatregelen in de aangekondigde termijn zijn uitgebleven of niet zijn uitgebleven, maar de misstand niet hebben weggenomen;
5. de vermeende misstand een lid van de directie betreft;
   de werknemer in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van melding aan een vertrouwenspersoon en/of de algemeen directeur.

4.2 Een melding van een vermeende misstand dient schriftelijk te worden ingediend en te worden gemotiveerd. De melding dient in ieder geval informatie te bevatten die redelijkerwijs nodig is om de melding te kunnen verifiëren en te analyseren. De werknemer kan de manier aangeven waarop met hem contact kan worden opgenomen.

4.3 Indien een werknemer zijn melding doet middels een vertrouwenspersoon, zijn op die vertrouwenspersoon alle bepalingen van deze regeling van overeenkomstige toepassing.

4.4 Door of namens de voorzitter van de raad van commissarissen wordt binnen vijf werkdagen aan de werknemer de datum van ontvangst van de melding bevestigd.

4.5 Onverwijld na de melding laat de voorzitter van de raad van commissarissen een onderzoek starten.
Het bepaalde in artikel 3 is van overeenkomstige toepassing op de standpuntbepaling van de voorzitter van de raad van commissarissen.

5.1 De werknemer die een melding van een vermeende misstand heeft gedaan, kan zijn melding intrekken op ieder door hem gewenst moment en zonder enige motivering.

5.2 Intrekking van een melding geschiedt schriftelijk bij degene aan wie de melding is gedaan.

5.3 De ontvanger van een intrekking bevestigt binnen vijf werkdagen aan de werknemer de datum van ontvangst van de intrekking.

5.4 Indien de melding aan de vertrouwenspersoon is gedaan, informeert de vertrouwenspersoon binnen vijf werkdagen na ontvangst van de intrekking hetzij de algemeen directeur als het een melding betreft in de zin van artikel 2, hetzij de voorzitter van de raad van commissarissen als het een melding betreft in de zin van artikel 4, schriftelijk en op geanonimiseerde wijze over de intrekking, alsmede over de datum waarop intrekking heeft plaatsgevonden.

5.5 Na een intrekking draagt de vertrouwenspersoon zorg voor vernietiging van zijn opgebouwd dossier.

5.6 Zo spoedig mogelijk na intrekking van een melding kan de algemeen directeur of de voorzitter van de raad van commissarissen uit eigen beweging een onderzoek starten of voortzetten op basis van een geanonimiseerd dossier. Over dit besluit informeert hij de werknemer die de ingetrokken melding deed.

5.7 Indien de algemeen directeur of de voorzitter van de raad van commissarissen niet een besluit neemt als bedoeld in het vorige lid, dan maakt hij onderzoeksopdrachten onverwijld ongedaan en draagt hij zorg voor vernietiging van door hem en/of zijn onderzoeker(s) opgebouwd dossier.

6.1 Een werknemer die met inachtneming van de bepalingen van deze regeling een vermeende misstand heeft gemeld, wordt door de melding op geen enkele wijze in zijn positie als werknemer benadeeld.

6.2 Een vertrouwenspersoon of een door de algemeen directeur of de voorzitter van de raad van commissarissen aangewezen onderzoeker wordt op geen enkele wijze benadeeld als gevolg van zijn fungeren krachtens deze regeling.

6.3 De werknemer die een melding van een vermeende misstand heeft gedaan, de vertrouwenspersoon, de algemeen directeur, de voorzitter van de raad van commissarissen en eventueel door de algemeen directeur of de raad van commissarissen aangewezen onderzoeker(s) behandelen de melding vertrouwelijk.

6.4 Bij een aantoonbaar opzettelijk ongegronde melding, waarbij kennelijk niet de wens bestond tot wegneming van een misstand, zal tot arbeidsrechtelijke maatregelen worden overgegaan.

6.5 Uitsluitend de algemeen directeur en de voorzitter van de raad van commissarissen kunnen besluiten tot informatieverschaffing aan derden binnen of buiten het WEW. Bedoelde informatieverschaffing vindt op zodanige wijze plaats dat de anonimiteit van de werknemer zover mogelijk wordt gewaarborgd.

7.1 Deze regeling geldt met ingang van 15 september 2007.

7.2 Deze regeling wordt geplaatst op de website van het WEW.

7.3 Deze regeling wordt aangehaald als: Klokkenluidersregeling.